Das papierlose Büro
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Einleitung
Jeder, der sich mit diesem Thema auseinandergesetzt hat, wird viele Vorteile und auch Nachteile eines papierlosen Büros für sich entdeckt haben. Nicht für alle werden es die selben Punkte sein, auch wenn es mit Sicherheit Überschneidungen geben wird.
Damit für jeden das richtige System herauskommt, sollte man sich erst einmal grundsätzlich mit zwei Fragen beschäftigen:
- Warum soll oder will ich ein papierloses Büro?
- Und welchen Mehrwert bekomme ich damit?
Ich praktiziere schon einige Jahre das papierlose Büro und kann eines ganz sicher sagen: Das papierlose Büro gibt es nicht! Aber das papierarme Büro gibt es und liefert sehr viele Vorteile - für mich!
Ich möchte einige der Vorteile hier aufführen:
- Die Suche nach Dokumenten ist einfacher
- Die Zuordnung von Dokumenten für mehrere Bereiche/Kategorien/Register ist möglich
- Von allen Dokumenten existieren Kopien (Backups)
- Das Zusammenstellen von Dokumenten ist viel einfacher und kann dokumentiert werden
- Es wird (fast) kein Platz in Regalen etc. für die Dokumente benötigt
Nachteile gibt es aber auch:
- Regelmäßige Ablage der Dokumente ins System ist zwingend erforderlich
- In der Einführungsphase muss an zwei Orten nach den gewünschten Dokumenten gesucht werden
- Die Einführung kostet Geld
- Die Software benötigt eine gewisse IT Infrastruktur
- Steht man mit der EDV auf Kriegsfuß, ist eine Einführung eher nicht zu empfehlen!
Entscheidungshilfe
Für mich war die Einführung des papierlosen Büros ein Segen. Seither habe ich die Dokumente sehr gut im Griff, was vorher leider nicht wirklich der Fall war. Aber das kann für andere ganz anders aussehen. Es gibt für eine Entscheidungshilfe viele Hilfsmittel. Mir hat eine Entscheidungsmatrix geholfen. Darin habe ich alle Aussagen, die für das papierlose Büro sprechen in die eine Spalte geschrieben und die Argumente dagegen in die andere.
Für mich wurde da schnell klar, dass ich das will und mir einen großen Mehrwert bietet.
Das Projekt
Natürlich kann man sofort starten, wenn man das will. Aber ich habe die Erfahrung gemacht, dass wenn man sich vorher darüber Gedanken macht, sich viel Ärger erspart. Daher starte ich das Vorhaben als Projekt.
In diesem Projekt gehen wir klassisch vor und klären folgende Punkte:
- Was ist mein Ziel?
- Das Ziel definiert, was wir alles erreichen wollen. Am Ende sollten wir uns diesen Punkt nochmals ansehen und prüfen, ob wir mit unserem Projekt auch erfolgreich waren.
- Welches sind unsere Rahmenbedingungen?
- Damit wird der Umfang festgelegt. Definiert wird aber auch, was nicht zum Umfang des Projektes gehört.
Normalerweise müssten wir auch eine Zeitschiene, den Projektplan, die Ressourcen, etc. angeben. Aber für dieses Projekt vernachlässige ich das. Die Zeit spielt keine Rolle und die Ressourcen sind wir selbst. Auch auf die Prozesse für ein Projekt möchte ich hier nicht eingehen. Schließlich möchten wir uns auf die Einführung eines papierlosen Büros konzentrieren und nicht auf die Projektabwicklung.
Was ist DMS?
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet viele Vorteile. Es ermöglicht eine effiziente Organisation und Verwaltung von Dokumenten, wodurch die Produktivität gesteigert werden kann. Durch die zentrale Speicherung und schnelle Suche nach Dokumenten wird die Auffindbarkeit verbessert. Zudem können Dokumente leicht geteilt und gemeinsam bearbeitet werden, was die Zusammenarbeit erleichtert. Ein DMS kann auch die Sicherheit erhöhen, indem es Zugriffsrechte und Versionierung ermöglicht.
Allerdings gibt es auch einige Nachteile. Die Einführung eines DMS erfordert oft eine gewisse Investition in Software und Schulungen. Es kann auch Zeit und Ressourcen erfordern, um bestehende Dokumente in das System zu migrieren. Zudem kann die Abhängigkeit von einem DMS zu Problemen führen, wenn das System ausfällt oder nicht richtig funktioniert. Ein weiterer Nachteil ist, dass die Nutzung eines DMS die Notwendigkeit einer guten Datenstruktur und -organisation voraussetzt, da sonst die Vorteile nicht voll ausgeschöpft werden können.
Insgesamt bietet ein Dokumentenmanagement-System viele Vorteile, aber es ist wichtig, die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen einer Organisation zu berücksichtigen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Definition
Zuerst einmal werden wir das Projekt definieren. Was ist das Ziel des Projekts? Was gehört zum Umfang und was nicht? Dazu definieren wir folgende Punkte:
- Was ist das Ziel?
- Was ist im Umfang enthalten?
- Was ist nicht im Umfang enthalten?
Ziel
Das Projektziel für die Einführung eines Dokumenten Management Systems ist es, die Effizienz und Produktivität im Umgang mit Dokumenten zu verbessern, indem alle relevanten Informationen zentralisiert, organisiert und leicht zugänglich gemacht werden.
Umfang
- Prozess: Analyse der aktuellen Dokumentenprozesse und -systeme: Eine gründliche Untersuchung der bestehenden Dokumentenprozesse und -systeme, um Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Anforderungsdefinition: Festlegung der Anforderungen an das neue Dokumenten Management System, basierend auf den Ergebnissen der Analysephase. Dies beinhaltet die Definition von Funktionen, Benutzerrollen, Zugriffsrechten, Integrationen mit anderen Systemen usw.
- Softwareauswahl: Auswahl des geeigneten Dokumenten Management Systems: Durchführung einer Marktanalyse, um die am besten geeignete Softwarelösung für die Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren. Dies beinhaltet die Bewertung von verschiedenen Anbietern, Demo-Sitzungen und die Einholung von Angeboten.
- Implementierung & Konfiguration: Installation und Konfiguration des ausgewählten Dokumenten Management Systems gemäß den definierten Anforderungen. Dies umfasst die Einrichtung von Benutzerkonten, die Definition von Ordnerstrukturen, die Konfiguration von Workflows und die Integration mit anderen Systemen.
- Datenmigration: Übertragung der bestehenden Dokumente aus den alten Systemen in das neue Dokumenten Management System. Dies beinhaltet die Klassifizierung, Indexierung und Verschlagwortung der Dokumente, um eine einfache Suche und Navigation zu ermöglichen.
- Schulung & Change Management: Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen Dokumenten Management System, um sicherzustellen, dass sie die Funktionen und Vorteile des Systems verstehen und effektiv nutzen können. Dies beinhaltet auch die Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter in den Veränderungsprozess.
- Testen & Qualitätssicherung: Durchführung von Tests, um sicherzustellen, dass das Dokumenten Management System ordnungsgemäß funktioniert und den definierten Anforderungen entspricht. Dies beinhaltet die Überprüfung der Benutzerfreundlichkeit
Nicht im Umfang
- Hardware: Die notwendige Hardware für die Implementierung. Aus dem Projekt heraus könnten Vorschläge gemacht werden, aber es ist nicht Bestandteil des Projektes sich auf eine Hardware zu beschränken.
- Scanner: Es wird kein Scanner Model oder Hersteller vorgeschlagen, oder getestet. Es kann durch den Prozess gewisse Merkmale des Scanners ermittelt werden und eine Empfehlung ausgegeben werden.
- Kosten: Im Rahmen des Projektes wird kein Kostenrahmen definiert.
Start
Da nun alle Rahmenbedingungen für das Projekt getroffen wurden, kann mit diesem Begonnen werden. Wir starten mit folgenden Punkten:
- Prozess
- Anforderungsdefinition
- Softwareauswahl
- Implementierung
- Datenmigration
- Schulung & Change Management
- Testen & Qualitätssicherung
Prozess
Um den Prozess bestimmen zu können, werden wir einige Grunddefinitionen festlegen:
- Der Prozess soll für alle Varianten anwendbar sein
- Dokumente, die digitalisiert und das Original nicht aufbewahrt wird
- Dokumente, die digitalisiert und das Original aufbewahrt wird
- Dokumente, die nicht digitalisiert und das Original nicht aufbewahrt wird
- Dokumente, die digitalisiert werden, aber das Original nicht scannbar ist
- Alle Dokumente sollen digital auffindbar sein
- Alle Dokumente sollen mindestens in einem Hauptsystem abgelegt sein
Wie sieht nun der Prozess aus, wenn man ein Dokument in einem papierlosen Büro ablegen will? Egal welche Software verwendet wird, kann man sich an dieses Ablaufschema halten.
Und wie läuft das ab? In 95% der Fälle wird der Standardablauf stattfinden. Dieser verläuft im Schema vom Start direkt von oben nach unten, bis zum Ende:
- Soll das Dokument verwaltet werden? >>> JA
- Kann das Dokument gescannt werden? >>> JA
- Dokument wird gescannt und abgelegt
- Soll das Originaldokument abgelegt werden? >>> NEIN
- Das Originaldokument wird in den Papierkorb geworfen!
Alle anderen Verzweigungen dienen dazu, die Sonderfälle abzudecken. Ist es beispielsweise nicht möglich das Originaldokument zu scannen, wird dieses mit einem manuellen Eintrag ins System überführt und das Original aufbewahrt. In dem Eintrag im System wird noch vermerkt, wo das Original abgelegt wurde.
Oder handelt es sich um ein Originaldokument, welches unbedingt aufbewahrt werden muss, wie beispielsweise eine notarielle Beglaubigung. Dann wird dieses Dokument gescannt, ins System überführt und entsprechend gekennzeichnet, in welchem Ordner das Original zu finden ist.
Die Kernaussage dabei ist: Alle Dokumente sind im System zu finden!
Werden Dokumente im Ablagesystem als Papier abgelegt und nicht im System erfasst, kommt schnell Chaos auf. Dann nämlich gibt es keinen Ort, an dem man ein Dokument suchen kann, weil nicht sicher ist, ob es nicht doch noch an einem andern Ort abgelegt ist. Daher muss es EIN System geben, welches ALLE Dokumente verwaltet, auch wenn man Kopien an einem zusätzliche Ort aufbewahrt.